Software602 na MSV ukáže, jak dostat dokumenty z papíru do procesu
2. července 2026 / 10:57
Papírová administrativa má ve firmách jasnou cenu: čas lidí, místo v archivech, ruční dohledávání a riziko, že dokument ve špatnou chvíli nebude tam, kde má být. Správná roční archivace 100 šanonů stojí i 167 tisíc korun a některé dokumenty, například mzdové listy, musí firmy uchovávat až 45 let. Na MSV 2026 proto Software602 ukáže konkrétní cesty, jak zrychlit práci s dokumenty: od elektronického podpisu přes důvěryhodný archiv až po digitalizaci HR.
Archivace dokumentů
Ukládat dokumenty do složky nestačí. Firma musí vědět, kdo k dokumentu přistoupil, jaká verze je platná, kdy dokument vznikl, jak dlouho se má uchovávat a jestli obstojí při kontrole i po letech. Elektronický archiv Software602 pracuje s aktivní archivní péčí: hlídá skartační lhůty, automaticky udržuje podpisy na dokumentech v platnosti a umožňuje vyhledávání fulltextově i podle metadat. Dokumenty lze do archivu ukládat automaticky z určených složek, e-mailových adres nebo napojených informačních systémů. Řešení může běžet v cloudu, on-premise nebo hybridně podle požadavků firmy na IT, bezpečnost a provoz.
Rozsah podobných projektů ukazuje Raiffeisen Stavební Spořitelna. Software602 pro ni migroval a archivoval 48 milionů smluv během čtyř měsíců. Projekt zahrnoval převod dokumentů do nového interního systému, dlouhodobý archiv, indexaci, workflow, napojení na další aplikace a 270 uživatelských licencí.
Elektronický podpis
Smlouva, objednávka nebo interní schválení nemá čekat na člověka, který zrovna není u stolu. Elektronický podpis od Software602 umožňuje podepisovat dokumenty digitálně a napojit podpis přímo na firemní proces: dokument se připraví, odešle ke schválení nebo podpisu a po dokončení se uloží do důvěryhodného archivu. U dokumentů, které vyžadují vyšší právní váhu, lze nastavit kvalifikovaný elektronický podpis podle eIDAS. Software602 je kvalifikovaným poskytovatelem služeb vytvářejících důvěru a držitelem certifikace ISO.
V logistice se přínos digitalizace rychle ukáže na objemu dokumentů. Wave Logistic zpracovává kolem 500 dokumentů denně a s dokumenty pracuje 20 až 25 zaměstnanců. Po nasazení řešení od Software602 se firmě zkrátil čas zpracování o 80 %, z desítek minut na vteřiny. Část dokumentů dnes zpracuje automat podle nastavených parametrů a rovnou je přiřadí tam, kam patří.
Pracovní smlouvy
Ve výrobních a logistických firmách nebývá HR jen kancelářská agenda. Zaměstnanci pracují ve výrobě, skladu, údržbě, na směnách nebo v terénu. Přesto musí podepisovat pracovní smlouvy, dodatky, mzdové výměry, školení, interní směrnice nebo dokumenty k nástupu a odchodu. Digitalizace HR od Software602 podporuje vzdálený elektronický podpis, dlouhodobý důvěryhodný archiv a integrace na systémy jako Helios, SAP, JOBka, Cornerstone nebo Microsoft.
U pracovních smluv lze dokument podepsat na dálku pomocí BankID SIGN, certifikátu nebo SMS. Software602 tak pomáhá firmám zkrátit cestu od připravené smlouvy k podepsanému dokumentu a zároveň řeší jeho archivaci. To je důležité hlavně u dokumentů, které firma potřebuje dohledat i po letech a u kterých nestačí mít sken uložený v e-mailu.
Konzultace zdarma
Na stánku Software602 se návštěvníci MSV mohou zastavit s konkrétní agendou, která je dnes zdržuje. Může jít o podepisování smluv, ukládání dokumentů z e-mailu, archivaci faktur, HR dokumenty nebo dohledávání podkladů při auditu. Konzultace zdarma pomůže pojmenovat první proces, který má smysl převést do digitální podoby: odkud dokument přichází, kdo ho schvaluje, kdo ho podepisuje, kam se má uložit a kdo ho bude za několik let hledat.
